ACCESS VBA Excelエクスポート機能(VBAコード公開)

エクスポート

ACCESSのテーブルやクエリのデータを、Excelにエクスポートして利用するシーンは多いと思います。
そんな時にACCESSの操作が分かる方であれば直接テーブルやクエリをエクスポートすればよいのですが、ACCESSに詳しくない方も使う業務データベースなら、コマンドボタン一つでエクスポートできるようにして効率を高めたいですよね。

今回は、VBAを使ってACCESSのテーブルやクエリをExcelに出力する機能をご紹介します。


こんにちは。
はこにわガジェット (@hakoniwagadget) です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSで実際に作成したフォームやレポートを、その作成方法と共にご紹介していきます。

ACCESSで作成したフォーム(完成形)

まずは完成形からお見せしましょう。
こちらは売上情報を検索するフォームです。

受注日、売上日、顧客名などで売上情報を検索することができます。
検索フォームの作成方法を知りたい方はこちらの記事を参照ください。

ACCESS 検索フォーム作成方法(VBAコード公開)

このフォームではACCESS上でデータの検索を行うことができますが、検索結果をExcelに出力したい、という場合があります。
例えば、売上情報をExcel上で集計分析するケースや、別のラベル印刷ソフトに顧客情報をインポートしてダイレクトメールを発信したりするケースなどです。

そのため、検索条件を保持したまま、Excelへのエクスポートを行う機能を作ってみます。
右上に「Excel出力」というボタンを作りましたので、このボタンのクリック時イベントとして作成します。

開発方針

この機能は簡単そうに見えて、実は意外と奥が深いです。
私も作るまでは、Filterプロパティに抽出条件式があるのだから、その条件式を使って簡単に出力できるだろうと思っていました。

ACCESSからExcelへエクスポートする際は、DoCmd.TransferSpreadsheetを使用するのが最も簡単ですが、こちらで出力できるはテーブルかクエリといったACCESSオブジェクトのみです。

しかし、この検索フォームは売上データのテーブルを元に作成しており、VBAのFilterプロパティを利用してフォームで入力された条件を元に適宜テーブルにフィルターをかけて検索結果を表示しているため、検索結果のデータがテーブルやクエリとしては存在しません。

そのため、エクスポート用に一時的に、検索結果を保存するテーブルかクエリを作成する必要があるのです。
そして、エクスポートを行うたびにそのテーブルもしくはクエリを削除⇒再作成か、内容を書き換えるという処理が必要になります。

今回は、検索結果を保持するクエリを作成し、エクスポートを行うごとにクエリを削除⇒再作成、という実装方法としました。

VBAのプログラミング

コード

では、実際に作成したコードを見ていきましょう。

Dim FileName As String
Dim tmp_query As QueryDef

Private Sub Excel出力_ボタン_Click()

If vbOK = MsgBox("ACCESSファイルと同じ場所にEXCELデータで出力します。" & vbCrLf & "同名のファイルは上書きされますのでご注意ください。", vbExclamation + vbOKCancel, "売上検索結果出力") Then

    '出力用クエリの削除
    DoCmd.SetWarnings False
    On Error Resume Next
    DoCmd.DeleteObject acQuery, "EXP_売上検索"
    DoCmd.SetWarnings True

    '出力用クエリの作成
    If Me.FilterOn = False Then
    
        Set tmp_query = CurrentDb.CreateQueryDef("EXP_売上検索", "select * from list_売上;")
        
    Else
    
        Set tmp_query = CurrentDb.CreateQueryDef("EXP_売上検索", "select * from list_売上 where " & Me.Filter & ";")
    
    End If
    
    '出力処理
    FileName = Left(CurrentDb.Name, InStrRev(CurrentDb.Name, "")) & "売上検索.xlsx"
    DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, "EXP_売上検索", FileName, True, "売上伝票"

End If

End Sub

出力用クエリの削除

最初に出力用クエリの削除を行います。
前回操作時に残っているクエリの削除、という意味です。

ここではDoCmd.DeleteObjectを使ってクエリを削除します。

DoCmd.DeleteObjectの前にOn Error Resume Nextを記載しているのは、該当のクエリが無い場合にエラーで止まらないようにするためです。
初回起動時はクエリが無い状態になりますので、これでエラー回避をしています。

また、DoCmd.SetWarningsを使って、アラートが出ることを防止しています。
ACCESSオブジェクトの操作をする際は、これをやっておかないと毎回アラートが出て操作性が悪くなります。

出力用クエリの作成

次に、出力用クエリを作成します。

Set tmp_query = CurrentDb.CreateQueryDefを使ってクエリを作成します。
list_売上という検索フォームの元になっているクエリに対して、フォームのFilterプロパティの抽出条件文を適用するSQL文を作成し、EXP_売上検索というクエリを作成します。

If Me.FilterOn = False Thenで条件分岐をさせているのは、検索フォームにFilterがかかっている場合とそうでない場合でクエリを作成するためのSQL文の記載が変わるためです。
Filterがかかっていない場合は、list_売上をそのまま出力し、Filterがかかっている場合は、SQL文のWhere句に、Me.Filterの抽出条件を追記します。

出力処理

最後は作成したクエリの出力処理です。

ここまでくればあとは簡単ですね。
DoCmd.TransferSpreadsheetを使って出力を行います。

出力先の指定が面倒なのですが、このコードではCurrentDb.Nameから、現在使っているACCESSファイルのパスを読み出し、それをFileName変数に格納して出力先を指定しています。

ですので、ACCESSファイルと同じ場所にエクスポートされたExcelができることになります。

以上、Excelエクスポート機能の開発事例をご紹介しました。


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しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。