ACCESS レポートのグループ化
ACCESSではレポート機能で様々な帳票を作成することが可能です。
ACCESSのレポートはテーブルまたはクエリのデータを元に表示されますので、自分が意図したレコードのデータを表示するには少し工夫が必要です。
その中でも、特定の項目でレポートをまとめたり、並べ替えたりする際に便利なのがグループ化です。
今回は、ACCESSのレポートでグループ化の使い方をご紹介します。
こんにちは。
はこにわガジェット （@hakoniwagadget） です。
ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。
グループ化とは
レポートのグループ化とは、レポートのレコードを特定のフィールド単位でまとめて表示する機能です。
グループ化を行うことで、レポートをより分かりやすく、意図したとおりに表示することが可能です。
下記の例では、顧客ID単位にグループ化が行われており、同じ顧客IDのレコードをまとめて表示しています。
グループ化の方法
では、グループ化の方法を見てみましょう。
以下にサンプルのレポートを準備しました。
この状態ではグループ化されていません。
これを、顧客ID単位でグループ化してみましょう。
デザインビューでレポートを開きます。
すると下記の画面になります。
グループ化は下段の赤枠部分で設定します。
グループの追加から顧客IDを選択してグループ化を行います。
すると、顧客IDのグループ化が下段に追加され、上段のレポートイメージには顧客IDヘッダーが追加されました。
このままでは顧客IDヘッダー部分に何も表示されないため、顧客IDヘッダーに顧客IDを配置します。
では、この状態で印刷プレビューを見てみましょう。
顧客IDヘッダーは表示されていますが、同一の顧客がまとまっていませんね。
これは、設定に問題があるためです。
改めてデザインビューを見てみましょう。
グループ化、並べ替えのウィンドウでは、現在は最後に追加した顧客IDグループが最後に適用されるようになっています。
そのため、現時点では処理日や顧客IDの並べ替えの方が顧客IDのグループ化より先に適用されてしまっているのです。
これを一番右側の矢印ボタンで一番上に持っていくことで、顧客IDでのグループ化が適用されるようになります。
この状態で再度印刷プレビューを見てみましょう。
これでようやく顧客ID単位でグループ化して表示できるようになりました。
以上、レポートのグループ化をご紹介しました。
ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
