EXCELで徹底できない入力規則をACCESSのフォームで解決（EXCELとACCESSの違い：入力規則編）
こんにちは。
EXCELを複数人で使っていると、あらかじめ決められた値だけを入れさせたいときってありますよね。
そんな時、EXCELの入力規則機能を使用すると思いますが、これって結構徹底させることが難しいと感じたことがありませんか？
行が増えた時に新しい行にルールが設定できていなかったり、人によっては自分で勝手に入力規則を変えてしまったり。
そんな時はEXCELよりACCESSの方が使いやすい場合があります。
この記事では、ビジネスで実際に使用する際にEXCELでは不便だけどACCESSだと簡単にできることをご紹介していきます。
EXCELとACCESSの違いを知って、よりご自身にあったソフトをご利用いただく一助となれば幸いです。
今回ご紹介するのはこちら。
EXCELで徹底できない入力規則をACCESSのフォームで解決
では、EXCELとACCESSではどんな違いが出るのか、見ていきましょう。
EXCELでの入力規則処理方法
EXCELでは前述の通り、入力規則を使用します。
こんな感じで設定します。
すると、EXCELの画面の方ではこんな感じでプルダウンで入力できるようになります。
これで、あらかじめ決めた値以外は入らないように制御することが可能です。
ここまでは良いでしょう。
EXCELの入力規則だと困ること
しかしこの入力規則機能、使っていくと困るシーンが出てきます。
例えば、新しい行を増やした時。
新しい行を、既存の行からコピーして作っていれば入力規則もコピーされますが、全くの新規の行に入力されてしまうと、規則が適用できません。
一人で使っているEXCELならこうしたことも起こりにくいですが、業務で複数人で共有するEXCELですとどうしても徹底できない場合がありますよね。
また、EXCELの入力規則は上記のように比較的簡単に設定が可能な機能ですので、ちょっと知っている人であれば自分で入力規則を変えてしまいます。
これ、集計する側からすると結構困るんですよね。
そもそも入力規則は、そのデータをピボットで集計したり、フィルタしたりしたときにおかしなデータが入らないように入力する値を制御するものです。
そのため、集計者が想定しない値を入れられるのは非常に嫌なんですよね。
入力する方の人ではなく、管理する方の人なら一度はこうした事態に直面したことがあるのではないでしょうか。
また、入力規則はセルごとに設定するので、同じ列なのにセルによって入力規則が違ってしまう、ということも発生します。
良くあるのは、途中からプルダウンの選択肢が増えた時ですね。
プルダウンの選択肢が増えたので入力規則を特定のセルだけ変更するのですが、その規則を他のセルに適用するの忘れて入力規則がばらばらになってしまうことがあります。
これももう、几帳面な管理者さんからするとムキ―ってなりますねー。
つまり、EXCELの入力規則は一人で使う分には便利ですが、複数人で同じ入力規則を維持していくのが難しいのです。
ACCESSの入力フォームのメリット
さて、そんなあなたにおススメなのがACCESSの入力フォームです。
EXCELの場合はデータの入力も出力もすべて同じ表で行いますが、ACCESSの場合はデータをためておくテーブルと、そのテーブルにデータを入力するフォームを別々に作成できます。今回のテーマである入力規則はフォーム側で設定して、入力者が勝手に変更できないようにできるんです。
これならば、複数人で使ってもデータの入力に揺らぎが出ることがありません！
素晴らしい。
実際の画面を見てみましょう。
この画面では、プルダウンで選択ができるようになっています。
このプルダウンは行が増えても自動的に適用され、すべての行で同じ選択肢が自動的に出るようになります。
ちなみにACCESSではこの機能をコンボボックスと呼びます。
もう一つ見てみましょう。
こちらの画面はプルダウンではありませんが、選択可能な項目が一覧表示されています。
この表示方法をリストボックスと呼びます。
EXCELのプルダウンだと、たとえ項目数が少なくても毎回プルダウンをクリックして選択肢を表示し、該当の値を選択するため2クリックが必要です。
しかし、リストボックスならあらかじめ項目が表示されていますので1クリックで選択できるのです。
たかが1クリックの差と侮ってはいけません。
毎日の業務に使うツールであれば、たとえ1クリックでも業務効率はかなり違ってくるのです。
こうした入力の簡易さもACCESSの強みの一つです。
まとめ
それではおさらいです。
【EXCELの課題】
途中で行が増えたり、途中から入力規則が変わると、すべての行に同じ入力規則を徹底させることが難しい。
【ACCESSのメリット】
入力フォームにコンボボックスやリストボックスを設置することで、入力規則の設定が可能。
さらに入力がEXCELよりも簡単になる。
ACCESSの便利さ、EXCELとの違いをお伝えできたでしょうか。
このように、複数人でのデータ入力でも、ルール通りの値を入力させやすいのがACCESSの魅力の一つです。
ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
