ACCESSのテーブルの中から、条件に合ったレコードの件数を計算したい時がありますよね。
こういった時に役に立つのがDCount関数です。
EXCELでも同じ関数がありますが、ACCESSでは構文が少し異なります。
レコード数をカウントする際に非常に便利なこのDcount関数の使い方を説明しましょう。
こんにちは。
はこにわガジェット （@hakoniwagadget） です。
ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSをもっと使いこなしたい方向けにACCESSの関数をご紹介していきます。
構文
Dcount関数は以下の構文で利用します。
DCount ( フィールド , テーブル , 抽出条件 )
引数は、レコード数を計算する対象のフィールド名、そのフィールドが含まれるテーブル名、レコードの抽出条件の3つです。
比較的わかりやすい関数ですね。
Dcount関数の利用例
今回はサンプルとして以下の売上情報が入力された「TRN_売上」テーブルを準備しました。
こちらのテーブルに対して、DCount関数で様々な条件でレコード件数を集計します。
それでは、いくつかの例をご提示します。
1.レコードの総件数を調べる
単純にtest_売上テーブルのレコード件数を調べたい場合は以下のように記述します。
DCount ("売上ID","TRN_売上")
今回の場合、結果は26になります。
便宜的に売上ID（主キー）を集計対象フィールドにしていますが、レコード件数を調べたいだけであれば、全レコードに必ず値が入っているフィールドであればどのフィールドを指定しても構いません。ただ、主キーは必ず値が入っているフィールドですので全レコードの件数を調べたい場合には無難と言えます。
もしくは、
DCount ("*","TRN_売上")
という記述方法でもレコードの総数を調べることができます。
2.特定のフィールドに値が入っている件数を調べる
売上日フィールドの件数を調べたい場合は以下のようになります。
DCount ("売上日","TRN_売上")
１つ目の引数のフィールド名に「売上日」を指定しました。
今回のサンプルでは売上日に値が入っていないレコードが3つあるため、結果は全レコードの26件から3件を引いて23になります。
3.特定の条件に合致する件数を調べる
ここから少し実践的になります。
特定の条件に合致するレコードの件数を調べる場合として、小計が100,000円以上の件数を調べます。
DCount ("売上ID","TRN_売上","小計 >= 100000")
1つ目の引数の集計対象フィールドは主キーである売上ID（これも件数が正しく測れればどのフィールドでも構いません）にしています。
3つ目の引数の抽出条件に小計>= 100000と設定しています。
今回の場合、結果は3になります。
4.テキストが部分一致する件数を調べる
上記は数値での抽出条件でしたが、テキストの部分一致の抽出条件でレコード件数を調べることも可能です。
しかし、今回サンプルで準備したTRN_売上にはテキスト型のフィールドがありません。
そこで、TRN_売上と顧客IDでリレーションするMST_顧客テーブルを準備しました。
TRN_売上とMST_顧客をリレーションさせた売上クエリを作成します。
データシートビューで見ると以下の結果になります。
売上クエリに「顧客名」を追加しましたので、このフィールドを使ってレコード件数を調査しましょう。
例えば、顧客名に「ブルー」を含む件数を調べるのであれば以下のようになります。
DCount ("売上ID","売上クエリ","顧客名 like '*ブルー*'")
今回の場合、結果は11になります。
ここでは、あいまい抽出をするために「Like」演算子を使用し、「*」を使うことで「ブルーを含む」を指定しています。
また、「*」の前後に「’（シングルクオーテーション）」を入れていますが、こちらは文字列型を示す「”（ダブルクオーテーション）」の内側で更に文字列型を指定するために使用します。
このシングルクォーテーションの利用方法については以下の記事を参照ください。
フォームでの使用例
それでは実際に、ACCESSのフォームでDCount関数を使用する例を見てみましょう。
フォームをデザインビューで作成します。
1.抽出条件を直接指定
まずはテキストボックスでDCount関数の抽出条件を直接指定するケースです
フォームに、非連結のテキストボックスを配置しましょう。
ACCESSメニューからフォームデザインを選択し、テキストボックスを配置します。
配置したテキストボックスにDcount関数で集計したのレコード件数が表示されるように設定します。
作成したテキストボックスを選択し、プロパティシートの「データ」タブの「コントロールソース」にDcount関数を記述します。
フォームのプロパティを右側に表示していますが、コントロールソースには下記のように記載しています。
=DCount("売上ID","売上クエリ","顧客名 like '*ブルー*'")
売上クエリから顧客名に「ブルー」を含むレコードの売上ID数を集計する式です。
では、フォームビューで結果を見てみましょう。
このように、DCountの集計結果がフォームに表示されました。
2.抽出条件をフォームで指定
先ほどの例では、DCountの抽出条件を直接コントロースソースに記載しました。
“顧客名 like ‘*ブルー*'”の部分です。
しかし、これでは条件を変更したい時にいちいちコントロースソースを変更しなければいけないので面倒です。
そこで、同じフォームの別のコントロールを使って抽出条件を変更する設定をしてみましょう。
フォームのデザインビューで下記のように設定します。
今度は、入力用コントロール「入力」を追加しました。
そして、結果表示用コントロール「条件指定」のコントロールソースには以下のように記述します。
=DCount("売上ID","売上クエリ","顧客名 like '*" & [入力] & "*'")
売上クエリから、「入力」コントロールの値と一部が一致する「顧客名」を持つ売上IDの件数を集計するようにしています。
ではフォームビューで動作を試してみましょう。
まずは入力欄に先ほどと同じように「ブルー」と入力します。
結果欄に正しく11と表示されました。
入力欄の値を変えると、
このように結果も連動して変えることができます。
こういうのを作れるようになるとACCESSの面白さが分かってきますよね。
DCount関数とCount関数の違い
ACCESSにはレコード数を計算する関数として、DCount関数ともうひとつ、Count関数があります。
基本的にはDCount関数の方が汎用性が高く使いやすいのですが、検索フォーム等でレコードの抽出結果に応じてレコード件数をリアルタイムに集計する際はCount関数の方が便利です。
詳しくは以下の記事に記載していますのでご参照ください。
以上、ACCESSのDCount関数でレコード数を集計する方法をご紹介しました。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
