毎日EXCELで置換をするよりACCESSの更新クエリで簡単に（EXCELとACCESSの違い：置換編）
こんにちは。
EXCELのデータが多くなると、置換を行って一部のデータをまとめて更新したいということが増えると思います。
しかし毎日同じ条件で置換処理をするのって面倒だと感じませんか？
そんな時はEXCELよりもACCESSで更新クエリの機能を使った方が便利です。
この記事では、ビジネスで実際に使用する際にEXCELでは不便だけどACCESSだと簡単にできることをご紹介していきます。
EXCELとACCESSの違いを知って、よりご自身にあったソフトをご利用いただく一助となれば幸いです。
今回ご紹介するのはこちら。
ACCESSで簡単にできるデータの一括更新。置換。
では、EXCELとACCESSではどんな違いが出るのか、見ていきましょう。
EXCELでの一括更新処理方法
EXCELでは置換をする際は「検索と置換」機能を利用します。
これを使うと該当文字列に合致したデータを一括で置換することが可能です。
この機能もよく利用すると思います。
使い慣れた方も多いのではないでしょうか。
もしくは、フィルター機能を使う方もいるでしょう。
こんな形でフィルターをかけて、顧客名をコピーアンドペーストで全て置き換えていく方法もありますよね。
EXCELの一括更新だと困ること
置換、フィルター、どちらも操作性に優れた機能ですので、一回だけデータの更新処理をするなら十分でしょう。
しかし、以下のようなケースだと業務の効率が悪くなります。
・売上管理システムから出力したデータの顧客名を、毎日一定の条件で更新していく
・複雑な条件でEXCELのリストから一定のデータを抽出して更新する
・売上管理システムから出力した売上データに、一定の数値をかけて手数料を計算する
こうしたケースだといちいち置換やフィルターで更新していくのは面倒ですし、手作業ですとミスが起こる可能性もありますよね。
つまり、更新の頻度が高いものや、抽出条件が複雑なもの、更新内容が複雑なものはEXCELでのデータ更新には不向きと言えるのです。
ACCESSの更新クエリのメリット
こうした、EXCELでの運用上の課題がACCESSでは解決できます。
ACCESSでは、更新クエリという機能を使ってあらかじめデータの更新機能を定型化しておき、毎回条件を設定しなくても同じ条件でボタンをクリックするだけでデータの更新が可能なのです。
例えば、こんな売上データがあったとします。
この売上データの顧客名「かとう さぶろう」さんを「かとう としろう」さんに変えたいとしましょう。
そんな時、ACCESSでは更新クエリを作ります。
こんな画面です。
画面の下にある「フィールド」欄に「顧客名」をセットし、「レコードの更新」を「かとう としろう」、「抽出条件」を「かとう さぶろう」にしています。
つまり、顧客名が「かとう さぶろう」のレコードを探して、「かとう としろう」に変更しなさい、という指示なのです。
では、これを実行してみましょう。
はい。
こんな形で「かとう としろう」に変わりました。
これが更新クエリです。
そして、ACCESSの素晴らしいところはこの更新クエリを保存しておけるところです。
つまり、このクエリをダブルクリックするだけで、いつでも同じ処理ができてしまうのです。
これなら手間もかからないし、ミスの可能性も格段に下がりますよね。
まとめ
それではおさらいです。
【EXCELの課題】
データ更新の頻度が高いものや、抽出条件が複雑なもの、更新内容が複雑なものはEXCELで処理すると効率が悪く、ミスの可能性もある。
【ACCESSのメリット】
あらかじめ更新クエリを作っておくことで効率的にデータの更新が可能。
さらにミスの可能性も格段に減る。
ACCESSの便利さ、EXCELとの違いをお伝えできたでしょうか。
このように、データの更新を定常業務として行いやすいのがACCESSの魅力の一つです。
ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。
そんな時は、ACCESS開発歴20年以上、過去に100以上のACCESSデータベースを開発してきた私（@hakoniwagadget）にお任せください。
ACCESSの新規開発、既存のACCESSの修正、ACCESSの操作レッスンなど様々なサービスをご提供しています。
ご興味のある方は下記のサービス一覧をご覧ください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
