ACCESS Excelファイルのインポート方法

Excelファイルのインポート方法

ACCESSに、EXCELのファイルからデータをインポートするというシーンはよくあると思います。

今回は、ACCESSにExcelファイルをインポートする方法や注意点をご説明します。


こんにちは。
はこにわガジェット (@hakoniwagadget) です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

サンプルデータ

今回はインポート用に下記のExcelデータを準備しました。
売上データです。

新規テーブルへのインポート処理

ACCESSには、Excelファイルをインポートするためのウィザードが用意されています。

今回はウィザードを使ってインポートを行っていきます。

ACCESSのファイルメニューから「外部データ」→「Excel」を選択します。

すると、インポートウィザードが立ち上がります。

インポートするファイルとデータの保存方法を選択します。

保存方法は以下の3種類です。

現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする新規テーブルを作成して、インポートしたデータを格納します。
レコードのコピーを次のテーブルに追加する既存のテーブルにインポートしたデータを格納します。
リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする実データをACCESSファイルに取り込まず、外部のファイルを参照してデータを扱えるようにします。

今回は「 現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする 」を選択して新規テーブルを作成します。

次に、インポートするExcelファイルにシートが複数ある場合は、どのシートをインポートするか選択します。

更に、先頭行をフィールド名として使用するかを選択します。

「先頭行をフィールド名として使う」にチェックをすると、1行目は見出しとしてみなされ、ACCESSに取り込んだ際にテーブルのフィールド名になります。

次に、インポート時に各フィールドをどのようなデータ型にするかを列ごとに設定します。

ACCESSがファイルを読み込んで自動でデータ型を判別してくれますので、基本は変更しなくても問題ありません。
ただ、稀にうまくいかないことがあります。

例えば、あるフィールドの最初の数行のデータが数値ばかりの場合に、ACCESSはこのフィールドは数値型だ、と判断してしまいます。しかし、後ろの行で同じフィールドにテキストのデータが入っているとインポートエラーとなって取り込みできない場合があるのです。

こうした、データ型がフィールドごとに統一されているかはインポート前に確認するのが良いでしょう。

次に、主キーの設定をします。

主キーの設定は以下の3種類から選択できます。

主キーを自動的に設定する主キーのためのフィールドを新規追加します。
次のフィールドに主キーを設定する既存のフィールドを主キーとして扱います。
主キーを設定しない主キーを設定しません。

ACCESSのテーブルを作成する際には主キー設定は必須、というのが大原則です。

しかし、インポートデータに関してはインポート後に他のテーブルにコピーして使うことも多く、インポート段階で主キー設定しないことも実務では多々あります。

今回は主キーを設定しない、を選択します。

最後に、テーブル名を指定して、インポート処理は完了です。

インポートの完了メッセージが表示され、テーブルが作成されますので、内容を確認してみましょう。

無事にインポートができました。

テーブルをデザインビューで見てみると、各フィールドもきちんと設定できていることが分かります。

これで新規テーブルへのインポート処理は完了です。

既存テーブルへのインポート処理

次に、既存テーブルへのインポート処理についてご説明しましょう。

実は既存テーブルへのインポート処理はACCESSの中でも非常に難しい処理の一つです。

とはいっても操作自体は簡単です。
難しいのは、インポートを無事に完了できるまで、データの整備を行わなければいけない点です。

インポート時はデータベースの保存方法を選択する画面で、「レコードのコピーを次のテーブルに追加する」を選択して、インポート先のテーブルを指定します。

以降は先ほどと同じ処理でインポートができます。

以上、Excelファイルのインポート方法についてご紹介しました。


ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。