ACCESS Excelファイルのインポート方法

ACCESSに、Excelのファイルからデータをインポートするというシーンはよくあると思います。
日常業務ではExcelを使うことが多いでしょうから、インポートがスムーズにできると業務効率もかなり上がります。

今回は、ACCESSにExcelファイルをインポートする方法や注意点をご説明します。

こんにちは。
はこにわガジェット（@hakoniwagadget）です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

サンプルデータ

今回はインポート用に下記のExcelデータを準備しました。
売上データです。

なお、ACCESSにインポートする際は行、列がきれいに整理されていることが重要です。
特定の行が欠けていたり、列の項目名がない場合はインポートがうまくいかないケースが多発しますので、後工程のことを考えるとインポートするデータをまずきれいに整理しましょう。

ACCESSには、Excelファイルをインポートするためのウィザードが用意されています。
今回はウィザードを使ってインポートを行っていきます。

ACCESSのファイルメニューから「外部データ」→「Excel」を選択します。

すると、インポートウィザードが立ち上がります。

インポートするファイルとデータの保存方法を選択します。
保存方法は以下の3種類です。

現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする	新規テーブルを作成して、インポートしたデータを格納します。
レコードのコピーを次のテーブルに追加する	既存のテーブルにインポートしたデータを格納します。
リンクテーブルを作成してソースデータにリンクする	実データをACCESSファイルに取り込まず、外部のファイルを参照してデータを扱えるようにします。

今回は「現在のデータベースの新しいテーブルにソースデータをインポートする」を選択して新規テーブルを作成します。

次に、インポートするExcelファイルにシートが複数ある場合は、どのシートをインポートするか選択します。

更に、先頭行をフィールド名として使用するかを選択します。

「先頭行をフィールド名として使う」にチェックをすると、1行目は見出しとしてみなされ、ACCESSに取り込んだ際にテーブルのフィールド名になります。

次に、インポート時に各フィールドをどのようなデータ型にするかを列ごとに設定します。

ACCESSがファイルを読み込んで自動でデータ型を判別してくれますので、基本は変更しなくても問題ありません。
ただ、稀にうまくいかないことがあります。

例えば、あるフィールドの最初の数行のデータが数値ばかりの場合に、ACCESSはこのフィールドは数値型だ、と判断してしまいます。しかし、後ろの行で同じフィールドにテキストのデータが入っているとインポートエラーとなって取り込みできない場合があるのです。

こうした、データ型がフィールドごとに統一されているかはインポート前に確認するのが良いでしょう。

次に、主キーの設定をします。

主キーの設定は以下の3種類から選択できます。

ACCESSのテーブルを作成する際には主キー設定は必須、というのが大原則です。
しかし、インポートデータに関してはインポート後に他のテーブルにコピーして使うことも多く、インポート段階で主キー設定しないことも実務では多々あります。

今回は主キーを設定しない、を選択します。

最後に、テーブル名を指定して、インポート処理は完了です。