ACCESSは複数人で同時利用可能か
ACCESSは職場で業務システムの一部として利用されることが多いソフトウェアです。
その場合、一人ではなく複数人で利用したいというケースがほとんどでしょう。
ACCESSが複数人で利用できるか、注意点はあるか、というのは非常によく聞かれます。
そこでこの記事では、ACCESSは複数人で同時利用可能かという点をご説明します。
こんにちは。
はこにわガジェット （@hakoniwagadget） です。
ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。
目次
ACCESSは複数人で同時利用可能
まず最初に、ACCESSは複数人で同時利用が可能なソフトウェアです。
Excelとの比較でいうと、Excelは一人が編集していると他の人は編集不可の読み取りモードになってしまいますが、ACCESSではこうしたことはありません。
そもそもACCESSをはじめとするデータベースソフトは、Excelよりも多人数での共同利用を前提として作成されています。
そのため、「ACCESSは複数人で同時利用可能か」という質問の回答は「同時利用可能」となります。
複数人で同時利用する際の注意点
そうは言っても、Web上ではACCESSを複数人で同時利用するのは難しいというような情報も見かけます。
それは、ACCESSを複数人で同時利用する際に注意すべき点があるためです。
以下が注意点です。
あまりに大人数での複数人同時利用は想定されていない
ACCESSはあくまで小規模向けのデータベースです。そのため、あまりにも大人数での複数人利用は想定されていません。
では、何人までなら大丈夫かというと、そこはデータベースの内容などによってしまうので、はっきりとは上限人数をきめられないのが難しいところです。
とはいえ、5人や10人程度の同時利用であればこれまでの経験上問題なく利用できているケースが多く、複数人同時利用によるトラブルもほぼお聞きしません。
同じレコードを同時に編集することはできない
ACCESSが複数人で同時に利用できるとは言っても、同じデータを同時に編集することはできません。
同じデータを複数のユーザーが同時に変更してしまうと、どちらの変更が正なのかをACCESSが判断できないためです。
複数人での同時編集が発生すると、以下のように「データの競合」というメッセージが表示されます。
この場合、本人の変更を反映するか、他の人の変更を反映するかをユーザーが選択することになります。
このように、同じデータを複数人が同時に編集をするような運用は、ACCESSには適していません。
複数人で同時利用する際に、データベースの分割は必要か
ACCESSにはデータベースの分割という機能があります。
データベースの分割は、一つのACCESSファイルを、クエリやフォームが含まれるフロントエンドデータベースと、テーブルのみが含まれるバックエンドデータベースに分割して利用する形態です。
複数人で利用する場合は、データベースの分割をお勧めするという情報をよく見かけますが、データベースの分割自体は必須ではありません。
分割をしていない状態でも複数人で利用可能です。
しかし、複数人で利用するということはデータの誤操作などのミスも起こりやすい環境となります。
データベースの分割をしておくことで、バックアップからの復旧などに対処しやすくなります。
データベースの分割について詳しくは以下の記事をご覧下さい。
以上、ACCESSは複数人で同時利用可能か、についてご説明しました。
ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
