ACCESS リンクテーブルとは
ACCESSではデータベースを分割して、本当のデータが入ったバックエンド部分と、プログラムのみがはいったフロントエンドに分けて利用することが可能です。
その際に利用される機能がリンクテーブルです。
今回は、ACCESSのリンクテーブルについてご紹介します。
こんにちは。
はこにわガジェット （@hakoniwagadget） です。
ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。
リンクテーブルとは
リンクテーブルとは、ACCESSのファイルで外部にあるテーブルを参照して、同一ファイル内にあるかのように扱う仕組みです。
一般的には以下のようにACCESSのファイル同士でのリンクを行います。
上記の例ではリンク元のACCESSファイルにはテーブルがありません。
そこで、リンク先のACCESSファイルのテーブルにリンクを行って、あたかもリンク元ACCESSファイル内にテーブルがあるかのように設定します。
その上で、該当のテーブルを元としたクエリやフォームなどをリンク元のファイルで作成します。
データベースの分割
実際にACCESSでリンクテーブルを作成する際には、データベースの分割という処理を行います。
データベースの分割とは、1つのACCESSファイルをテーブルのみが入ったバックエンドファイルと、クエリやフォーム、レポート、VBAが入ったフロントエンドファイルに分けることです。
分割することで利用者がデータの実体であるテーブルの設定を変更することができなくなりますので、誤ってテーブルを削除したり設定を変えてしまうことを防ぐことが可能です。
データベースの分割方法は以下の記事に書いてありますのでご参照ください。
リンクテーブルのメリット
ACCESSでデータベース分割を行ってリンクテーブルを利用することには、以下のメリットがあります。
テーブルに対する誤操作の防止
ACCESSは複数のユーザーが利用します。
その中には決してACCESSに詳しくないユーザーもいるでしょう。
ACCESSのテーブルは実際のデータが保管されており、データベースの根幹となるものです。
ユーザーが誤操作によってテーブルを削除したり、テーブルの設定を変えてしまったりすると、データベースが機能しなくなってしまいます。
こうした事態を避けるために、データベースを分割しておけばユーザーはテーブルが入ったバックエンドファイルを操作しなくなりますので、誤操作のリスクを軽減できます。
バックアップの効率化
ACCESSには重要なデータが入っていますのでバックアップが必要です。
しかし、ACCESSのデータの中にも頻繁に更新されるものとそうではないものがあります。
ACCESSに入力されたデータは更新頻度が高いために頻繁にバックアップを取る必要がありますが、クエリやフォームといったシステムを構成する要素は毎日変わるということはありません。
ACCESSのファイルを丸ごとバックアップしてもよいのですが、上記のようにクエリ、フォームなどまでコピーされますのでデータの容量が増えていきます。
そこで、データベースを分割してデータが格納されるテーブルのみが入ったバックエンドファイルのバックアップを取得することで、不要なファイルをバックアップすることなく、効率的なバックアップ運用が可能になります。
保守効率の改善
ACCESSは運用が開始されてからフォームやレポートなどの機能を改修することがあります。
機能改修する際は、本番データを使って行うのはリスクがあるため、本番とは別のファイルで修正を行い、テストをして問題ないことが確認されてから本番ファイルと切り替えることになります。
すると、上記のように開発ファイルはある一定時点で更新が止まりますので古いデータのままですが、本番ファイルはデータの入力が続きますので、2つのファイル間でデータの差異が発生します。
当然、開発ファイルが完成したら本番ファイルを入れ替えるわけですが、この際に修正期間中に本番ファイルに入力したデータを再度入力し直すのは手間ですよね。
こうした際のデータの切り戻しに、データベース分割が有効です。
本番ファイル、開発ファイルともにデータの分割を行い、開発ファイルのフロントエンドから、リンク先を本番ファイルのバックエンドに変更します。
テーブルの変更が無ければこれだけでフロントエンドは開発ファイル、バックエンドは本番ファイルになりますのでデータの切り戻しが完了します。
テーブルの変更がある場合はこれだけでは完了しませんが、最新データの入ったバックエンドに対して、今回の改修で行ったテーブルに対する修正のみを再度反映すればよくなりますので、作業効率は格段に上がります。
リンクテーブルマネージャー
上記のようにデータベースを分割して運用する際、フロントエンドファイルからバックエンドファイルへのリンク先の設定変更が発生します。
この作業はACCESSの機能の一つ出るリンクテーブルマネージャーで行うことが可能です。
リンクテーブルマネージャーでのリンク先変更について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
以上、ACCESSのリンクテーブルについてご紹介しました。
ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。
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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
