ACCESS フィールド名を付ける際の注意点

ACCESSの基本はテーブルです。
まずはテーブルを作らないとACCESSは使えません。

ただし、このテーブルの概念がなかなか難しく、作り方で悩むという声をよく聞きます。
また、基本構造であるからこそ、テーブルの作成方法に問題があると、あとでクエリやフォーム全てを修正しなくてはならなくなったりします。

そうならないよう、ACCESSでテーブルのフィールド名を付ける際の注意点をご紹介します。

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こんにちは。
はこにわガジェット （@hakoniwagadget） です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

テーブルの作成方法

ACCESSのテーブルは以下の手順で作成します。

メニューからテーブルデザインを選択します。

すると、デザインビューの画面が立ち上がります。
そこでフィールド名とデータ型を入力して、テーブルの設定をしていきます。

例えばこんな感じですね。

テーブルの設定が終われば、データシートビューに変更して実際のデータを入力していきます。

フィールド名の重要性

ACCESSのテーブルを作成する際に、フィールド名の命名は非常に重要です。

ACCESSではテーブルを元にクエリ、フォーム、レポートなどを作成していきます。
そのため、テーブルの設定に不備があると作成したクエリやフォーム、レポートなどがすべて作り直しになってしまうこともあるのです。

また、テーブルを作ったときには問題が出ず、後でフォームなどを作成したときに問題が出てくるケースもあります。

こうしたことが起こらないように、フィールド名をキチンと命名しましょう。

フィールド名を付ける際の注意点

では、実際にフィールド名を付ける際の注意点をいくつかご紹介します。

半角カナ、全角英数を使わない

まずは、フィールド名に半角カナ、全角英数を使わない、です。

例えば

顧客ＩＤ（全角英字）
ｺｷｬｸﾒｲ（半角カナ）

などです。

こうした命名は実はテーブルの設定上はできてしまいます。
しかし、後でVBA等でフィールド名を参照した処理をする場合や、64Bit環境で利用しようとした場合にエラーになってしまうのです。

テーブルのフィールド名だけを修正すればよいのならまだよいのですが、フォームやレポート、VBAの機能にフィールド名を使っているとそのすべてを修正しなければいけません。
ACCESSデータベースをかなり作りこんだあとで、この名称を変更していくのはかなり骨が折れる作業です。

フィールド名に半角カナ、全角英数は絶対に使わないでください。

記号を使わない

次は記号を使わない、です。
これも、理由は先ほどの半角カナ、全角英数と同じです。

記号と言っているのは、★や！などの機種依存文字はもちろん、-（ハイフン）やスペースもNGです。

どうしてもフィールド名に記号を利用する場合は_（アンダーバー）にしましょう。

複数のテーブルで主キーの名前を同じにしない

テーブルには主キーを設定します。
この主キーのフィールド名を「ID」のようにどのテーブルでも同じ名前にするのは避けましょう。

クエリを作成したり、VBAでフィールドを参照する際に名称が同じだと混同しやすくなったり、フィールド名だけで指定ができないのでテーブル名から指定しないといけなくなったりと、処理が煩雑になります。

私は、主キーのフィールド名はテーブル名+IDという命名規則にしています。

顧客テーブルであれば顧客ID
商品テーブルであれば商品ID
売上テーブルであれば売上ID、等。

こうしておくことでテーブルが増えた際にも主キーが分かりやすくなります。

同じ値が入るフィールドは、テーブルが異なっても同じフィールド名にする

ACCESSでは複数のテーブルを相互にリレーションさせて利用します。
そのため、あるテーブルの主キーを別のテーブルにも持たせることが多くなります。

こうしたときに混同しないよう、同じ値が入るフィールドはテーブルが異なっても同じフィールド名にしておきましょう。

例えば、以下のようなリレーションが設定されているとします。

TRN_売上の主キーである売上IDは、TRN_売上明細にも存在してリレーションさせています。
また、MST_顧客の主キーである顧客IDは、TRN_売上にもあります。

これらがテーブルは異なっても同じフィールド名になっていることがお分かりいただけると思います。
こうした場合に相互で同じものを指しているにも関わらず、異なるフィールド名にしてしまうのは間違いのもとです。

少しでもミスを減らすためには、自分なりの命名規則を設定しておき、フィールド名を設定する際に悩まず、間違えないようにしておくとよいでしょう。

以上、フィールド名を付ける際の注意点をご紹介しました。

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ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。