ACCESS 添付ファイルをつける方法

添付ファイルをつける方法

ACCESSに格納しているデータの詳細が、別のExcelファイルに書かれている、といったACCESS外のファイルを参照するケースは多々あります。
そういった場合に、Excelファイルを個別に探していると業務効率が悪いですよね。

ACCESSにはファイルを添付できる機能があります。
この機能を利用すれば、ACCESSとExcelファイルをレコード単位で紐づけることが可能です。

今回は、ACCESSで添付ファイルをつける方法をご紹介します。


こんにちは。
はこにわガジェット (@hakoniwagadget) です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

完成形

それではまず最初に完成形を示しましょう。
以下は、顧客情報の登録フォームです。

赤枠で囲った部分が添付ファイルになっています。
ACCESSで作成したレコードに紐づくExcelなどの添付ファイルをつけることで、情報の補足を別ファイルで行うことができます。

例えば、顧客別のヒアリングシートがある場合や、お申込書がある場合など、顧客に関する情報が複数ファイルに分かれていても、ACCESSで一元管理できるのは便利ですね。

作成方法

それでは作成方法を見ていきましょう。

最初にテーブルです。
ACCESSのテーブルでは、「添付ファイル」というデータ型が選択できます。

添付ファイルを使いたいフィールドのデータ型に「添付ファイル」を選択するだけで簡単に添付ファイルの機能が作れます。
あとはこのテーブルを基にしたフォームを作成すれば、自動的に添付ファイルをつける機能ができます。

使い方

では最後に、フォームでの添付ファイルのつけ方をご紹介します。

まずはファイルの登録です。
作成したフォームで添付ファイル型のテキストボックスをクリックすると、うっすらと添付のマークが表示されます。

添付ファイルマークを押すと、添付ファイルの管理画面が表示されます。

ここで「追加」を押すとエクスプローラーが立ち上がりますので、添付するファイルを選択します。
すると、画面上で選択したファイルが表示されるようになります。

これでファイルの添付ができました。
添付ファイルの管理画面を閉じると、フォームに添付ファイルが設定されたアイコンが表示されます。

添付ファイルを開く際は、同じ手順で添付ファイルの管理画面から、開きたいファイルを選択して「開く」を押すことで該当のファイルが立ち上がります。

添付ファイル型のデータ保持方法

ACCESSの添付ファイル型フィールドに添付したデータは、元のファイルを移動させたり削除しても問題なく利用できます。
これは、添付したファイルをリンクのように参照しているのではなく、ACCESSファイル内に取り込んでいるためです。

元ファイルの挙動に影響されないのは便利なのですが、一つ懸念があります。
それは、大容量の添付ファイルを登録するとACCESSのファイル容量がどんどん大きくなってしまう点です。

ACCESSはWindowsファイルですので、1ファイル2GBが上限という制約があります。
大容量の添付ファイルをつけることで、この上限に達してしまう可能性があります。

添付ファイルはできるだけ容量の小さなものを登録するか、添付ファイルを登録するテーブルだけをデータベースの分割で切り出して別ファイルにするなどの対策が効果的です。

データベースの分割については以下の記事もご覧ください。

データベースを分割して複数人で共有する方法

以上、添付ファイルをつける方法をご紹介しました。


ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。