ACCESS データベースの基礎

マイクロソフトACCESSをこれから使ってみたい。
だけどデータベースって何？という方もいらっしゃると思います。

そこで、ACCESSデータベースの基礎についてご説明します。

こんにちは。
はこにわガジェット（@hakoniwagadget）です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

1 データベースとは
- 1.1 リレーショナルデータベースの構造
- 1.2 リレーショナルデータベースのメリット
2 ACCESSのデータベースオブジェクト

データベースとは

ACCESSはリレーショナルデータベースを作成するソフトです。
まず、リレーショナルデータベースとは何かについてご説明しましょう。

リレーショナルデータベースの構造

リレーショナルデータベースとは、複数の表（テーブル）を組み合わせて一つのデータを表現するデータベースです。

みなさんよくご存じのExcelとの比較で見てみましょう。
Excelで売上管理表を作成するとこんなイメージになります。

一方で、これをリレーショナルデータベースで表すとこうなります。

EXcelは1つの表だけですが、ACCESSにすると表が分かれました。

売上マスターの商品名は、同じ値が何度も繰り返される可能性がある項目です。
そのため、商品名を管理するテーブルを商品マスターとして作成し、売上マスターから分離します。

そして、売上マスター側には商品IDという値を持たせて、商品マスターと連結させることで商品名を呼び出す構造になります。

この際、二つのテーブルを連携している商品IDをキー値（きーち）と言います。
特に、そのテーブルの中で他の行（レコードと言います）と絶対に重複しないキー値を主キーと言います。

これが、リレーショナルデータベースの基本構造です。

リレーショナルデータベースのメリット

Excelの表の方が直感的に分かっていいんじゃないか？
テーブルを分割していくことにメリットがあるのか、と感じられる方もいるかと思います。

リレーショナルデータベースにするとどんなメリットがあるでしょうか。
それは、

1つのテーブルを修正するだけで連動してすべてのデータを修正できる

ということに集約されます。

例えば、Excelでこんな売上データがあったとします。

ここで、商品名の内、「ACCESS売上管理ツール作成」を「ACCESS請求管理ツール作成」に変えたい場合、Excelなら手動で1セルずつ変えていくか、置換を行いますよね。

しかし、リレーショナルデータベースであれば商品マスターの商品名を変えるだけで、売上マスターは変えなくても商品名を一括で変えることが可能なのです。
商品マスターの商品名は1か所だけなので簡単です。

このくらいのデータ量ならExcelでもよいのでは、と思われるかもしれませんが複数年利用され、業務データが多くなってくるとExcelでの手作業修正はミスを生む可能性も高く、また複数人で使用しているとどうしてもデータのばらつきなどが出てしまいます。

こうしたミスや誤りを防ぎ、データを統一した基準で整理して格納できるのがリレーショナルデータベースの利点なのです。

ACCESSのデータベースオブジェクト

ACCESSには、データベースを構築するための様々なオブジェクトが搭載されています。

テーブル、クエリ、フォーム、レポートの4つを組み合わせてデータベースを作っていきます。
以下、4つをそれぞれご紹介します。

テーブル

ACCESSのデータが格納される表です。
行と列で表示され、ACCESS内の実データは全てテーブルに保管されます。
見た目はExcelのシートに近いのでわかりやすいかと思います。

Excelと異なるのは、データの入力方法や、入力規則を設定する画面があることです。
この画面をデザインビューと言います。

先ほどの商品テーブルですと、上記のような設定がしてあります。
商品ID。商品名などの列（ACCESSではフィールドと呼びます）が左に並んでおり、各フィールドのデータ型が設定できます。
商品名はテキストで入力、単価は通貨型等データの型をあらかじめ決めて、予期しない値が入らないように統制することが可能です。

このデザインビューはテーブルに限らず、クエリ、フォームなどのACCESSの全てのオブジェクトに存在します。
Excelは設計・開発者と利用者が同じ画面で操作しますが、ACCESSは設計・開発者がデザインビューで作成し、利用者が通常のビューで操作する、という点が最も大きな違いでしょう。

クエリ

クエリとは、テーブルのデータから一定の条件にあうレコードを抽出したり、複数のフィールドの値から計算式によって新しいフィールドを作成したりする機能です。
データの更新を一括で行ったり、集計を行うこともできます。

テーブルとの違いは、テーブルは実データを格納しているのに対して、クエリはテーブルにある実データに対する処理のみを格納しており、実データを持たない、という点です。そのため、テーブルの内容が変更されるとクエリで表示される結果（抽出結果や集計結果）が変わります。
計算式を保存しているイメージに近いでしょう。

クエリはExcleのフィルターや関数、置換、ピボットテーブル等に近い機能です。

Excelのこれらの機能が一時的なもの（毎回操作を行うたびに抽出文字列の設定や、集計範囲の設定が必要になる）であるのに対して、ACCESSのクエリは一度作成しておけば設定条件がオブジェクトとして残るため、常に使い続けられるという点が違いです。

例えば、売上テーブルからオプション商品の売上だけを抽出するクエリを作成してみます。
すると、ACCESSの画面には下図のように「オプション売上のみ」というクエリが作成されます。