ACCESSで何ができるのか? 活用事例紹介

ACCESSで何ができるのか

マイクロソフトオフィスの一つである、ACCESSを名前だけは聞いたことがあるという方は多いと思います。
しかし、非常に認知度および利用者が多いExcelと比べると、何をするためのソフトで、何ができるのかが分かりにくいのではないでしょうか。

実はACCESSを使いこなすことができれば、日常の煩雑な業務を劇的に効率化することができます。

そこで、初めてACCESSに接する方向けに、

・ACCESSとは何のためのソフトなのか?

・何ができるのか

について実務での活用事例を踏まえてご紹介します。


こんにちは。
はこにわガジェット (@hakoniwagadget) です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

ACCESSの活用事例

いろいろと説明する前に、まずは活用事例を画面で見ていただきましょう。

基本的にはExcelで行われているような業務上のデータ処理を効率化するものだとご理解いただければと思います。
ACCESSは、専用の入力・検索画面や印刷用の帳票を作成できますので、Excel以上に業務が効率化できます。

検索画面

データを様々な条件で検索できる、一覧画面が作成できます。
検索条件や表示項目を自分の自由に変更することができます。

以下はACCESSで作成した売上データの検索画面です。

入力画面

データを入力するための専用画面を作成できます。
プルダウンや入力規則を細かく設定できるので、効率的で間違いのない入力を実現できます。

以下はACCESSで作成した売上伝票の入力画面です。

集計画面

データを自動集計する画面を作成できます。
あらかじめ設定した集計条件で、集計結果を簡単に見ることが可能です。

以下はACCESSで作成した売上データの集計画面です。

帳票の出力

印刷用に帳票のレイアウトを作成することが可能です。
請求書や納品書、見積書など印刷が必要な書式をあらかじめ複数作成しておくことができます。

印刷だけでなくPDF保存もできます。

以下はACCESSで作成した請求書の帳票です。

データのインポート・エクスポート

Excelやcsvからのデータのインポートやエクスポートができます。
ACCESS以外のデータを取り込んでACCESS上で表示や編集をし、その結果を再度出力することが可能です。

以下は、データのエクスポートを簡単にするために出力機能を作成した画面です。

このように、データの入力、検索、集計用の専用画面を作成し、更に印刷用の帳票も作成することができるのがACCESSのメリットです。
操作毎に異なる画面を作成することで、業務の効率性と正確性を高めます。

ACCESSとは?

それでは、少し詳しくACCESSとは何か、を説明しましょう。

ACCESSはWord、Excel、PowerPointなどと同じく、MicrosoftのOfficeシリーズの一製品です。
小規模なリレーショナルデータベースをマウス操作で直感的に開発・管理できるアプリケーションです。
また、基本機能のみでなく、Visual Basic for Applications(ビジュアルベーシック・フォー・アプリケーションズ)というプログラミング言語にも対応しており、こちらを活用することで更なる処理の自動化を行うことができます。
略してよくVBAと呼ばれますね。

データベースソフトとしてはOfficeに含まれていることもあって非常に認知度が高く、多くの方に使われています。
大規模なデータベースは作成できないので、職場で10人未満のチームで共有して利用するようなデータベースを作成するのに適しています。

Excelと似ていますので、Excelではうまく処理ができない場合にACCESSを利用されることが多いです。

Officeのバージョンが上がるごとに新しいバージョンが出ますので、最近ではMicrosoft Access 2019、2016、2013、2010等があります(2021年時点)。ある程度の機能互換性はありますので、旧バージョンのACCESSで作成したファイルを新しいバージョンのACCESSで動作させることも可能ですが、かなり古いバージョンのACCESSだと動作しないことがあります。

作成したファイルの拡張子は現在は「accdb」ですが、Access2007以前は「mbd」という拡張子でした。
この「mdb」の拡張子を使っているファイルを現行のバージョンのACCESSで動作させると様々な不具合が出る可能性はあります。

リレーショナルデータベースとは

ACCESSはリレーショナルデータベースを作成するソフトです。
まず、リレーショナルデータベースとは何かについてご説明しましょう。

リレーショナルデータベースの構造

リレーショナルデータベースとは、複数の表(テーブル)を組み合わせて一つのデータを表現するデータベースです。

みなさんよくご存じのExcelとの比較で見てみましょう。
Excelで売上管理表を作成するとこんなイメージになります。

一方で、これをリレーショナルデータベースで表すとこうなります。

売上マスターの商品名は、同じ値が何度も繰り返される可能性がある項目です。
そのため、商品名を管理するテーブルを商品マスターとして作成し、売上マスターから分離します。

そして、売上マスター側には商品IDという値を持たせて、商品マスターと連結させることで商品名を呼び出す構造になります。

この際、二つのテーブルを連携している商品IDをキー値(きーち)と言います。
特に、そのテーブルの中で他の行(レコードと言います)と絶対に重複しないキー値を主キーと言います。

これが、リレーショナルデータベースの基本構造です。

リレーショナルデータベースのメリット

Excelの表の方が直感的に分かっていいんじゃないか?
テーブルを分割していくことにメリットがあるのか、と感じられる方もいるかと思います。

リレーショナルデータベースにするとどんなメリットがあるでしょうか。
それは、

1つのテーブルを修正するだけで連動してすべてのデータを修正できる

ということに集約されます。

例えば、Excelでこんな売上データがあったとします。

ここで、商品名の内、「ACCESS売上管理ツール作成」を「ACCESS請求管理ツール作成」に変えたい場合、Excelなら手動で1セルずつ変えていくか、置換を行いますよね。

しかし、リレーショナルデータベースであれば商品マスターの商品名を変えるだけで、売上マスターは変えなくても商品名を一括で変えることが可能なのです。

このくらいのデータ量ならExcelでもよいのでは、と思われるかもしれませんが複数年利用され、業務データが多くなってくるとExcelでの手作業修正はミスを生む可能性も高く、また複数人で使用しているとどうしてもデータのばらつきなどが出てしまいます。

こうしたミスや誤りを防ぎ、データを統一した基準で整理して格納できるのがリレーショナルデータベースの利点なのです。

ACCESSでできること

それでは、ACCESSでできることを紹介しましょう。

基本的にはACCESSはデータベースを作るソフトですが、これによって業務の効率化、自動化ができます。
ACCESSは、特に以下のような業務環境に向いています。

1.複数人で同じファイルを共有して使っている

2.毎日データが増えていくファイルを使っている

このどちらかに当てはまるならACCESSの活用により、業務を効率化できる可能性があります。

複数人で同じファイルを使っていると、どうしても入力ルールの徹底ができず想定外のデータが入力されて集計が上手くできなくなってしまうことがあります。
ACCESSの入力フォームを活用することで、この入力の揺らぎが防げます。

また、毎日データが増えていくファイルは入力、検索、集計に手間がかかります。
こちらもACCESSで入力、検索、集計フォームを事前に作成しておけば毎日の作業が効率化できます。
一日あたりでは少しの時間でも毎日の業務を効率化できれば、月単位、年単位で見た場合は大きな効率化になります。

ACCESSを活用する業務

ACCESSを活用する業務は、経理部門、人事部門、営業部門の業務に多くなります。
以下の業務で利用されていることが多いです。

顧客管理
顧客情報(住所、氏名、年齢)や購入履歴、コンタクト履歴の一覧化

売上データの集計・分析
売上データの月別・商品別・顧客別集計
別のEPRシステムから出力されたデータをACCESSで見やすいように加工

売上管理
売上情報の入力、見積書・納品書・請求書の発行

勤怠管理
年次休暇消化状況などの管理

ACCESSの使い方について調査を行った結果を以下に掲載しておりますのでご参照ください。

ブログサムネイル_使い方調査_2022

以上、ACCESSで何ができるのかについてご紹介しました。


ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

そんな時は、ACCESS開発歴20年以上、過去に100以上のACCESSデータベースを開発してきた私(@hakoniwagadget)にお任せください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。