ACCESS レポートの作り方

レポートの作り方

ACCESSでは入力用のフォームとは別に、印刷用のレポートを作成することが可能です。

フォームは入力のしやすさを追求するため、そのまま印刷するのでは見にくい場合があります。

一方でレポートは印刷専用のレイアウトのため入力などはできませんが、用紙に合わせて最適に印刷をすることが可能です。

今回は、ACCESSでのレポートの作り方をご紹介します。


こんにちは。
はこにわガジェット (@hakoniwagadget) です。

ACCESSを使った売上管理、顧客管理などのデータベース開発を行っています。
ACCESSは使いこなすために少しスキルが必要なものの、うまく活用すればExcelよりも業務の効率化が図れます。
この記事ではACCESSの基本的な使い方をご紹介していきます。

レポートウィザードでの作成

ACCESSには簡単にレポートを作成できる、レポートウィザードがあります。

こちらを使ってレポートを作成してみましょう。

ACCESSのメニューからレポートウィザードを起動します。

レポートの元データとなるテーブルやクエリを選択します。

今回は売上情報が格納されたクエリを元にレポートを作成します。

クエリに含まれるフィールドの中から、レポートに表示したいものを選択して、矢印ボタンで右側に移動させます。

次に、グループレベルを設定します。

グルーピングは複数のレコードを並べて表示したい場合に、表示するデータを特定の値でグルーピングしてまとめる設定です。

今回は特にグルーピング無しで設定します。

そして、並び替えを行うフィールドを選択します。

今回は処理日を設定しました。

昇順、降順は右側のボタンで切り替え可能です。

昇順は小さい値が上、大きい値が下になります。日付ですと古いものから新しいものへ並ぶ形です。

逆に降順は大きい値が上、小さい値が下で、日付ですと新しいものから古いものへ並びます。

最後に印刷形式を選択します。

単票形式、表形式、帳票形式の3パターンが選択できます。

それぞれ見ていきましょう。

単票形式

1レコードごとに項目が列挙されます。

今回はウィザードで簡易的に作成したので複数のレコードが表示されておりますが、通常は見積書や請求書のように1枚に1つのレコードを表示する帳票で使用されます。

表形式

表形式では、テーブルやクエリに近い形状で、1レコードを1行に表示します。

集計表などの印刷に適しているでしょう。

帳票形式

最後に帳票形式です。

こちらは単票形式と似ていますが、単票が単純な項目の羅列であるのに比べて、自動的にある程度レイアウトされて作成される点が違いです。

これらを使い分ければ、実務で利用するかなりの割合の帳票が作成できるでしょう。

以上、レポートの作り方をご紹介しました。


ACCESSを使いこなせば、業務の効率化や自動化が実現できます。
しかし、自分でACCESSを学ぶには時間がない、難しそうで不安、という方も多いでしょう。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。